¿Qué es el método de copia certificada notarialmente?
El método de copia certificada notarialmente es un proceso de apostilla donde se notaría una fotocopia de su documento como «copia fiel y exacta» del original, y luego la copia notariada se presenta para apostilla. La apostilla se coloca en la copia notariada, no en su documento original.
Así funciona: lleva su documento original ante un notario público. El notario hace una fotocopia (o usted la proporciona), la compara con el original y luego certifica la copia como reproducción fiel y exacta del documento original. El notario adjunta un certificado notarial (llamado «certificación de copia por notario») a la fotocopia, lo firma y aplica su sello oficial. Esta copia notariada se presenta luego a la Secretaría de Estado para apostilla.
El principal beneficio del método de copia certificada notarialmente es que su documento original nunca se presenta en ninguna oficina gubernamental. Permanece seguro en su poder durante todo el proceso. Esto es especialmente valioso para documentos irremplazables como actas de nacimiento originales, diplomas u órdenes judiciales. El método de copia certificada notarialmente también le permite crear múltiples copias apostilladas del mismo documento, útil si necesita enviar documentos a múltiples países o instituciones simultáneamente.
¿Qué es el método original?
El método original (también llamado «protocolo de documento original») implica presentar el documento original real, o una copia certificada recién expedida por la autoridad emisora, directamente a la Secretaría de Estado para apostilla. La apostilla se coloca en el documento original o se adjunta a él.
Con este método, la Secretaría de Estado verifica la firma y el sello del funcionario gubernamental que firmó el documento original (o el funcionario que certificó la copia). No se necesita notarización porque el documento ya lleva una firma oficial del gobierno que la Secretaría de Estado puede verificar directamente.
Este método se utiliza comúnmente para registros civiles emitidos por el gobierno (actas de nacimiento, matrimonio, defunción) donde una copia certificada de la oficina de registro civil está disponible fácilmente. También se usa para otros documentos emitidos por el gobierno, como certificados de buena reputación, documentos certificados por el tribunal y cartas o certificaciones oficiales del gobierno.
El método original se considera generalmente más autorizado porque la apostilla está directamente adjunta a un documento emitido por el gobierno en lugar de a una copia notariada. Sin embargo, requiere que envíe su documento original (o una copia certificada) a la Secretaría de Estado, lo que significa que el documento estará fuera de su posesión durante el procesamiento y existe un pequeño riesgo de pérdida en tránsito.
Cuándo usar cada método
Elegir entre los métodos de copia certificada notarialmente y original depende de varios factores: el tipo de documento, los requisitos del estado y las preferencias del país de destino.
Use el método de copia certificada notarialmente cuando: Quiere mantener su documento original en su posesión, necesita múltiples copias apostilladas del mismo documento, su documento es irremplazable (diploma original, documento histórico), el documento no es un registro emitido por el gobierno que pueda reexpedirse fácilmente, o necesita la apostilla rápidamente y solicitar una nueva copia certificada a la autoridad emisora tardaría demasiado.
Use el método original cuando: El país de destino o la autoridad receptora requiere específicamente una apostilla en un original o copia certificada (no en una copia notariada), su documento es un registro civil emitido por el gobierno donde las copias certificadas están disponibles fácilmente, el estado con el que está trabajando tiene requisitos específicos que favorecen los documentos originales, o la autoridad emisora del documento ofrece emisión rápida de copias certificadas.
Cuándo debe usar el método original: Algunos estados y algunos países de destino requieren apostillas en documentos originales o certificados oficialmente y no aceptarán copias notariadas. Por ejemplo, las autoridades de inmigración de algunos países requieren específicamente actas de nacimiento certificadas apostilladas y no aceptan copias notariadas. De igual manera, algunas Secretarías de Estado tienen reglas sobre qué tipos de documentos apostillarán mediante el método de copia notariada.
Comparación de costos
Los costos asociados con cada método son diferentes, y entender el desglose le ayuda a tomar una decisión informada.
Costos del método de copia certificada notarialmente: Este método implica tarifas de notarización (generalmente $5 a $15 por documento, según el estado) más la tarifa de apostilla estatal (varía según el estado, generalmente $2 a $40 por documento). Si utiliza nuestro servicio, nuestra tarifa de procesamiento cubre tanto la coordinación de la notarización como la presentación de la apostilla.
Costos del método original: Este método requiere obtener una copia certificada de la autoridad emisora (las tarifas varían; las oficinas de registro civil generalmente cobran $10 a $30 por copia certificada) más la tarifa de apostilla estatal. No hay tarifa de notarización porque el documento lleva una firma oficial del gobierno. Sin embargo, las tarifas de copia certificada de algunas agencias pueden ser significativas.
Múltiples copias: Si necesita múltiples copias apostilladas, el método de copia certificada notarialmente suele ser más rentable. Puede crear y notariar múltiples copias a partir de un solo original y apostillar cada una. Con el método original, necesitaría solicitar una copia certificada separada de la autoridad emisora para cada apostilla, lo que multiplica la tarifa de copia certificada.
Costo total: Para un solo documento, los costos suelen ser comparables. Para múltiples copias o cuando ya tiene el original en mano, el método de copia certificada notarialmente puede ser menos costoso en general. Podemos asesorarle sobre el enfoque más rentable para su situación específica.
Aceptación y preferencias por país
Distintos países e instituciones tienen diferentes preferencias (y a veces requisitos estrictos) sobre qué método de apostilla aceptan.
Países que generalmente aceptan ambos métodos: Muchos países miembros de la Convención de La Haya aceptan tanto apostillas de copia notariada como apostillas de documento original sin problemas. Los países europeos, en particular, suelen estar familiarizados con ambos métodos y aceptan cualquiera de los dos. Sin embargo, las instituciones individuales dentro de estos países pueden tener sus propias preferencias.
Países que prefieren o requieren originales: Algunos países, especialmente para inmigración y registros civiles, prefieren o exigen apostillas en documentos originales o certificados oficialmente. Los países latinoamericanos, por ejemplo, a veces tienen requisitos más estrictos sobre la autenticidad de los documentos y pueden no aceptar apostillas de copia notariada para fines de inmigración. Algunos países de Oriente Medio y Asia también prefieren las apostillas de documento original.
Preferencias institucionales: Más allá de los requisitos a nivel de país, las instituciones específicas pueden tener sus propias reglas. Una oficina de admisiones universitaria, una autoridad de inmigración, un banco extranjero y un registro civil local pueden tener preferencias diferentes incluso dentro del mismo país. Siempre que sea posible, confirme los requisitos específicos de la institución receptora antes de elegir su método.
Nuestra recomendación: Determinamos el método correcto para cada documento según el tipo de documento, los requisitos del estado y las preferencias del país de destino. Nuestro objetivo es que su apostilla sea aceptada en el primer intento, lo que significa elegir el método que mejor satisfaga a todas las partes involucradas. Si no está seguro de qué método es el adecuado para su situación, presente su solicitud a través de nuestro portal y le asesoraremos durante nuestro proceso de revisión.