Política de Privacidad

Fecha de Entrada en Vigor: 14 de marzo de 2026

Última Actualización: 14 de marzo de 2026

Esta Política de Privacidad describe cómo FILINGS ("FILINGS", "nosotros", "nos" o "nuestro") recopila, usa, divulga, almacena y protege la información cuando usted accede o utiliza apostilles.us y cualquier formulario, portal, función de seguimiento, comunicación y servicio relacionado (en conjunto, los "Servicios").

Empresa: FILINGS
Correo electrónico (únicamente): contact@apostilles.us

Esta Política de Privacidad tiene por objeto informar sobre nuestras prácticas de datos. No crea promesas contractuales más allá de las establecidas expresamente en nuestros Términos del Servicio. Al acceder o utilizar los Servicios, usted reconoce esta Política de Privacidad.

1. Alcance

Esta Política de Privacidad se aplica a la información recopilada a través de los Servicios de visitantes del sitio, clientes, posibles clientes y otras personas que interactúan con nosotros en relación con los Servicios.

Somos un proveedor de servicios privado e independiente. No somos una agencia gubernamental y no estamos afiliados, respaldados ni operamos en nombre de ninguna Secretaría de Estado, del Departamento de Estado de los EE. UU., de ninguna embajada o consulado, ni de ninguna otra autoridad gubernamental.

Usted es responsable de enviar únicamente la información y los documentos que está autorizado a proporcionar. Si envía información sobre otra persona, declara que tiene la autoridad para hacerlo.

2. Categorías de Información que Recopilamos

Según cómo interactúe con nosotros, podemos recopilar las siguientes categorías de información:

2.1 Información de Contacto e Identificación

Como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, datos de contacto de mensajería si decide proporcionarlos, dirección postal, dirección de facturación, nombre del destinatario y dirección del destinatario.

2.2 Información de Pedidos y Solicitudes

Como el país de destino, el tipo de documento, la jurisdicción emisora, los detalles del pedido, las selecciones de envío, las selecciones de servicio, los servicios adicionales, las notas, el historial de estado y las comunicaciones relacionadas con su solicitud.

2.3 Información de Documentos y Presentaciones

Como los archivos que carga o nos envía, las imágenes de documentos, los PDF, los metadatos y la información contenida en esos archivos.

Debido a la naturaleza de los Servicios, los materiales presentados pueden contener información personal sensible o de alto riesgo, como datos de pasaporte, registros de nacimiento, datos de documentos de identidad, registros legales, materiales notariados, datos de documentos emitidos por el gobierno u otra información que usted decida proporcionar.

2.4 Información de Pago y Transacciones

Los pagos son procesados por procesadores de pago externos. Podemos recibir detalles relacionados con la transacción, como el estado del pago, el ID de la transacción, el nombre de facturación, la dirección de facturación, las marcas de tiempo y los datos limitados del método de pago que el procesador ponga a disposición. No almacenamos intencionalmente números completos de tarjetas de pago ni códigos CVV en nuestros propios servidores.

2.5 Información de Comunicaciones

Como correos electrónicos, envíos de formularios, solicitudes de soporte, archivos adjuntos y registros de nuestras comunicaciones con usted.

2.6 Información del Dispositivo, de Registro y de Uso

Como la dirección IP, el tipo de navegador, el tipo de dispositivo, el sistema operativo, la ubicación aproximada derivada de la dirección IP, la URL de referencia, las vistas de página, las marcas de tiempo, los datos de secuencia de clics, la información de diagnóstico y las señales de seguridad o de prevención de fraude.

2.7 Información de Cookies y Tecnologías Similares

Como la información recopilada a través de cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local o tecnologías similares utilizadas para la operación del sitio, la seguridad, la analítica y fines comerciales similares.

3. Fuentes de Información

Podemos recopilar información de las siguientes fuentes:

• directamente de usted;
• de los documentos o archivos que usted envía;
• de sus comunicaciones con nosotros;
• de los procesadores de pago y los proveedores de prevención de fraude;
• de los transportistas de envío, los proveedores de cumplimiento de pedidos y los socios operativos que participan en su solicitud;
• de los proveedores de analítica, alojamiento, comunicaciones y seguridad;
• automáticamente de su dispositivo o navegador cuando utiliza los Servicios.

4. Cómo Usamos la Información

Podemos recopilar, usar, almacenar, revisar, copiar, transmitir y procesar de otro modo la información para los siguientes fines:

• para brindar, operar, administrar y mejorar los Servicios;
• para revisar las presentaciones y determinar si una solicitud debe procesarse y cómo;
• para comunicarnos con usted sobre su solicitud, pedido, estado o asunto de soporte;
• para procesar pagos y mantener registros de transacciones;
• para coordinar el envío, las devoluciones, los escaneos de finalización, las notificaciones y otras funciones de cumplimiento;
• para contratar proveedores de servicios, subcontratistas, procesadores, mensajeros, notarios, traductores u otros socios operativos cuando sea necesario para los Servicios;
• para detectar, investigar, prevenir y responder al fraude, al abuso, a la actividad no autorizada, al riesgo de pago, a los incidentes de seguridad y a los asuntos legales o de cumplimiento;
• para mantener registros, registros de actividad, pistas de auditoría y documentación comercial;
• para hacer cumplir nuestros Términos del Servicio y otras políticas;
• para cumplir con obligaciones legales, solicitudes legítimas, órdenes judiciales, citaciones, obligaciones fiscales, obligaciones contables y requisitos regulatorios;
• para proteger nuestros derechos, propiedad, sistemas, personal, clientes y operaciones comerciales;
• para evaluar, probar, asegurar, solucionar problemas, monitorear y mejorar el rendimiento del sitio y la experiencia del usuario; y
• para enviar comunicaciones de marketing o promocionales cuando lo permita la ley, sujeto a los derechos de exclusión voluntaria que usted pueda tener.

También podemos usar la información en forma agregada o anonimizada cuando lo permita la ley.

5. Cómo Divulgamos la Información

No divulgamos información personal salvo según se describe en esta Política de Privacidad, según usted lo indique o según lo permita o exija de otro modo la ley.

Podemos divulgar información a las siguientes categorías de destinatarios:

5.1 Proveedores de Servicios y Procesadores

Incluidos los proveedores de alojamiento, almacenamiento en la nube, analítica, prevención de fraude, procesamiento de pagos, entrega de correo electrónico, comunicaciones, gestión de documentos, seguridad e infraestructura de atención al cliente.

5.2 Socios Operativos

Incluidos mensajeros, proveedores de envío, traductores, notarios, subcontratistas, socios de cumplimiento de pedidos y otros proveedores que participan en la gestión, la transmisión, la revisión, el enrutamiento o el cumplimiento de su solicitud.

5.3 Autoridades Gubernamentales o Emisoras, Cuando Sea Necesario

Cuando sea necesario para llevar a cabo los Servicios que usted solicita, podemos transmitir documentos e información relacionada a las oficinas, autoridades, agencias o instituciones pertinentes que participan en el procesamiento, la revisión, la autenticación, la certificación o la entrega.

5.4 Destinatarios Legales, de Cumplimiento y de Seguridad

Si creemos que la divulgación es necesaria o apropiada para cumplir con la ley, un proceso legal o solicitudes legítimas; hacer cumplir nuestros acuerdos; detectar o prevenir el fraude o el abuso; responder a incidentes de seguridad; cobrar montos adeudados; o proteger derechos, seguridad y propiedad.

5.5 Destinatarios de Transacciones Corporativas

En relación con una fusión, adquisición, financiación, proceso de diligencia debida, reorganización, quiebra, administración judicial, venta de activos o transición de operaciones de servicio, ya sea real o propuesta.

5.6 Otras Divulgaciones Indicadas por Usted

Podemos divulgar información a otras partes cuando usted nos indique que lo hagamos o cuando usted lo consienta de otro modo.

6. Cookies y Tecnologías Similares

Establecemos una cookie de identificador de visitante de origen propio (un UUID generado aleatoriamente, válido hasta por dos años) en la primera visita. Esta cookie no contiene información personal; nos permite medir cuántos visitantes únicos llegan al sitio y qué páginas ven, de modo que podamos calcular métricas de conversión agregadas para nuestros propios informes internos. El identificador nunca se comparte con terceros.

Podemos usar cookies y tecnologías similares para los siguientes fines:

• operar y asegurar los Servicios;
• mantener la integridad de la sesión;
• recordar preferencias;
• prevenir el abuso y detectar el fraude;
• medir el tráfico y el rendimiento;
• solución de problemas y analítica.

Es posible que pueda controlar las cookies a través de la configuración de su navegador, pero algunas partes de los Servicios podrían no funcionar correctamente si las cookies se limitan o se deshabilitan.

No vendemos información personal y no compartimos información personal para publicidad conductual de contexto cruzado ni publicidad dirigida.

Si la ley aplicable le otorga el derecho a excluirse de la venta, el intercambio o la publicidad dirigida, puede ejercer ese derecho enviando un correo electrónico a contact@apostilles.us con el asunto Privacy Request.

7. Información Sensible

Dado que los usuarios pueden enviar documentos que contienen información sensible, podemos procesar información personal sensible en la medida razonablemente necesaria para brindar los Servicios, verificar las presentaciones, prevenir el fraude, cumplir con la ley y proteger nuestras operaciones.

Le pedimos que no envíe información o documentos que no sean razonablemente necesarios para su solicitud.

No utilizamos información personal sensible para inferir características sobre usted, salvo lo inherente a la revisión del documento o de la solicitud que usted envía voluntariamente.

8. Conservación

Conservamos la información durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines descritos en esta Política de Privacidad, incluido para brindar los Servicios, mantener registros, resolver disputas, prevenir el fraude, hacer cumplir acuerdos, cumplir con obligaciones legales y proteger nuestras operaciones comerciales.

Dado que los Servicios implican la gestión de documentos y flujos de trabajo sensibles a la auditoría, los períodos de conservación varían según la categoría de información y la necesidad comercial. En general:

• los registros de contacto, pedidos y comunicaciones pueden conservarse con fines de atención al cliente, prevención de fraude, fiscales, contables, de disputas y de cumplimiento;
• los documentos cargados y la información derivada de los documentos pueden conservarse con fines de procesamiento, soporte, auditoría, prevención de fraude, reemisión, mantenimiento de registros, legales y operativos;
• la información de pago y de transacciones puede conservarse con fines de facturación, contabilidad, fraude, fiscales, de disputas y de conciliación;
• los registros técnicos, los datos del dispositivo y los registros de seguridad pueden conservarse con fines de rendimiento, solución de problemas, prevención de abuso y seguridad.

Podemos eliminar, anonimizar, archivar o desechar información cuando determinemos que ya no es razonablemente necesaria, sujeto a nuestras necesidades legales, operativas, de cumplimiento y de preservación de disputas.

9. Seguridad

Utilizamos salvaguardas administrativas, técnicas, organizativas y físicas diseñadas para proteger la información de manera apropiada a la naturaleza de los datos y a los riesgos involucrados. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, gestión de credenciales, salvaguardas de red y de aplicaciones, monitoreo, controles de proveedores y cifrado en tránsito cuando se admite.

Sin embargo, ningún método de transmisión, almacenamiento o procesamiento es completamente seguro y no garantizamos una seguridad absoluta. Usted proporciona información y utiliza los Servicios bajo su propio riesgo.

10. Usuarios Internacionales y Transferencias Transfronterizas

Los Servicios se operan desde los Estados Unidos y pueden recibir el apoyo de proveedores de servicios en otras jurisdicciones. Si accede a los Servicios desde fuera de los Estados Unidos, comprende que su información puede transferirse, procesarse y almacenarse en los Estados Unidos u otras jurisdicciones cuyas leyes pueden diferir de las de su ubicación.

Cuando la ley aplicable exija salvaguardas de transferencia, podemos utilizar las medidas que consideremos apropiadas según las circunstancias.

11. Privacidad de los Menores

Los Servicios no están dirigidos a menores de 18 años y no recopilamos a sabiendas información personal directamente de menores para el uso independiente de los Servicios. Si cree que un menor nos ha proporcionado información personal de manera indebida, envíe un correo electrónico a contact@apostilles.us.

12. Sus Derechos de Privacidad

Según el lugar donde viva y sujeto a la ley aplicable, las exenciones y los requisitos de verificación, usted puede tener el derecho a:

• conocer o acceder a cierta información personal que hemos recopilado sobre usted;
• solicitar la corrección de información personal inexacta;
• solicitar la eliminación de cierta información personal;
• solicitar una copia portátil de cierta información personal;
• excluirse de la venta, el intercambio o la publicidad dirigida, cuando corresponda;
• limitar ciertos usos de información personal sensible, cuando corresponda;
• excluirse de las comunicaciones de marketing.

Para enviar una solicitud de privacidad, envíe un correo electrónico a contact@apostilles.us con el asunto Privacy Request.

Podemos exigirle que proporcione información suficiente para verificar su identidad y autoridad antes de actuar sobre una solicitud. Podemos denegar solicitudes cuando lo permita la ley, incluido cuando no podamos verificar la solicitud, cuando aplique una exención, cuando la solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva, o cuando la conservación esté permitida por motivos legales, de cumplimiento, de seguridad, de prevención de fraude u operativos.

Puede utilizar un agente autorizado cuando lo permita la ley, pero podemos exigir prueba de autorización y verificación de identidad independiente.

Apelaciones

Si denegamos su solicitud en su totalidad o en parte y la ley aplicable le otorga el derecho a apelar, puede apelar respondiendo a nuestro correo electrónico de denegación o enviando un correo electrónico a contact@apostilles.us con el asunto Privacy Appeal dentro de los treinta (30) días posteriores a la denegación. Podemos requerir la información necesaria para identificar la solicitud original y verificar la apelación.

13. Comunicaciones de Marketing

Si enviamos correos electrónicos promocionales o de marketing, puede excluirse utilizando el mecanismo de cancelación de suscripción del mensaje o enviando un correo electrónico a contact@apostilles.us. Incluso si se excluye de las comunicaciones de marketing, podemos seguir enviándole comunicaciones transaccionales, operativas, legales, de seguridad o relacionadas con el servicio.

14. Sitios y Servicios de Terceros

Los Servicios pueden contener enlaces a sitios web, herramientas o servicios de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad, seguridad o contenido de terceros. Su manejo de su información se rige por sus propios términos y políticas de privacidad.

15. Cambios a Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Los cambios entran en vigor cuando se publican, salvo que se indique una fecha de entrada en vigor diferente. Su uso continuo de los Servicios después de la fecha de entrada en vigor de una Política de Privacidad actualizada constituye su reconocimiento de la Política revisada.

16. Contacto

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